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POSレジのデータを保管するなら「電子ジャーナル」がおすすめ

「ジャーナルって、聞いたことはあるけど何かはよくわかってない…」

という方に向けて記事を書きました。

ジャーナルは、お客さまが商品を買ったときの情報が書かれた紙で、税務署に提出する記録です。

とはいえ、どうすれば作れるのかは、正直なところわかりにくいですよね。

そこでこの記事では、

  • そもそもジャーナルとは
  • 電子ジャーナルを税務署に申告する方法
  • 電子ジャーナル機能がついたPOSレジ3選
  • ジャーナルのデータを活用する方法

の順にジャーナルをご説明します。

ざっくりとした概要を知るだけなら、この記事をサラッと読むだけで大丈夫です。

まずはこの記事でジャーナルについて大まかに知っていきましょう!

レジの「ジャーナル」とは

そもそも、レジの「ジャーナル」とは、

  • 日時
  • 時間
  • 商品名
  • 単価
  • 消費税
  • 総額
  • 支払額

のような情報が書かれた紙のことです。

「これってレシートと同じじゃないの?」

と思うかたもいるかもしれませんが、お店のロゴなどお客さまが見る情報を省略している点で違います。

つまるところ、レシートとジャーナルは

  • レシート:商品をお買上げしたお客さまに渡すもの
  • ジャーナル:レシートと同じ内容で、保存のために記録された紙

のように違っているのです。

そして、ジャーナルには保管の義務があります。これは国税庁によって定められており、国税庁HPによると

  • 帳簿(総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売上帳、仕入帳など)
  • 書類(ジャーナル、貸借対照表、損益計算書、注文書、領収書など)

の2つを、取引の記録とともに7年間は保管しなければなりません。

POSレジを使っている店舗では、商品を取引した履歴を紙で7年間は保存していなければならないのです。

「7年分もジャーナルを保存してたら、倉庫がいっぱいになってしまう!」

と思うかもしれませんが、ジャーナルは電子化して保存することができます。

保存期間がどれだけ長くなっても、電子化されていれば店舗のスペースを圧迫しません。その方法は後述しますね。

ペーパーレス化については、「ペーパーレス化のメリット・デメリットを徹底解説」もチェックしてみてください。

その前に、POSレジの主な機能を軽くお伝えします。

補足:POSレジの主な機能

ジャーナルを記録する機能があるPOSレジ。簡単に言えば、お客さまに商品を販売した時点の情報を記録するレジです。

その主な機能は、

  • 売上の管理・分析
  • 在庫の管理・分析
  • お客さま情報の管理・分析

の3つ。

POSレジはレジの一種ですが、売上だけでなく在庫・顧客など、店舗全体を管理するレジスターなのです。

POSレジについてさらに詳しく知りたい方は「POSレジとは?知っておきたい6つのこと【2017最新保存版】」をご一読ください!

次は、電子ジャーナルを税務署に申請する方法を見ていきます。

電子ジャーナルを税務署に申請する方法

店舗は7年分のジャーナルを保管する必要があるとお伝えしました。とはいえ、7年分ものジャーナルを保存するとなれば、かなりのスペースをとってしまいます。

そこでするべきなのが、電子ジャーナルで保管できるようにするための税務署への申請です。

具体的には「⁠国税関係帳簿書類の電磁的記録等による保存等の変更の届出書」を記入・申請する必要があります。

詳しくは、国税庁HPの「[手続名]国税関係帳簿書類の電磁的記録等による保存等の変更の届出」を参考にしてみてくださいね。

ここまでをまとめます

ジャーナルについて、ざっくりと説明しました。ここでおさらいすると、そもそもジャーナルとは

  • 日時
  • 時間
  • 商品名
  • 単価
  • 消費税
  • 総額
  • 支払額

のような情報を記録するために使う、店舗用の書類でしたね。そして国税庁によってジャーナルは7年間保管することが義務付けられています。

ジャーナルは紙で保存することが基本ですが、所轄の税務署に申請すれば電子ジャーナルとして持っていることも可能です。

これまでの話で、ジャーナルの概要は理解できたかと思います。続いては、電子ジャーナルを作成・保管する機能がついたPOSレジを紹介しますね。

電子ジャーナル機能つきのPOSレジ3選

ここからは電子ジャーナル機能つきのPOSレジを

  1. NEC RegiGrow
  2. 三菱電機インフォメーションシステムズ POSレジ
  3. フーディングジャーナル

の順に紹介します。

1. NEC RegiGrow

NECが作っているPOSシステム「RegiGrow」は、オプションで電子ジャーナル機能を付けることが可能です。

RegiGrowは「多機能・簡単」を重視したPOSシステムで、

  • シンプルかつ多機能な「売上登録」
  • レジが混んでいるときに役立つ「売上保留」
  • システム上で完結する「点検・精算」

が特徴。使いやすさが追求されており、どのPOSシステムを使うか悩んでいるかたにもおすすめです。

NEC RegiGrow
https://www.necplatforms.co.jp/solution/retail/product/regigrow/function/pos/index.html

2. 三菱電機インフォメーションシステムズ POSレジ

三菱電機インフォメーションシステムズが開発している「POSレジ」は、電子ジャーナルはもちろんのこと

  • 別会計
  • 売上速報
  • 点検/精算
  • 仮締/呼出

などに対応しているPOSレジです。

全てタッチパネル上で操作できて、必要なボタンだけが表示されるので、操作のミスを極力減らすことができます。

三菱電機インフォメーションシステムズ POSレジ
http://www.mdis.co.jp/products/pos/merit/pos.html

3. フーディングジャーナル

スマホやタブレットでのデータ確認に対応しているのが、フーディングジャーナルです。

  • 販売管理
  • 原価管理
  • 勤怠管理

の3つをスピーディに計算して、店舗の状況をすばやくチェックできます。

多くの機能が用意されており、その中から自店に必要なものだけを選ぶことができるので、使いやすさはバツグンです。

フーディングジャーナル
http://www.sis-pros.co.jp/fj/

ジャーナルのデータを活用するには?

ジャーナルのデータは、お客さまの買いものを詳細に表したデータです。つまりジャーナルデータがあれば、特定の商品を買ったお客さまが特定できます。
これにより、

  • ある組み合わせの商品2つが売れている
  • お店にとって優良なお客さまが買う商品の特定
  • お店のどこにある棚の商品が最も売れているのか
  • 1つの棚で考えると、どの位置の商品が一番売れているのか

など、売上アップに必要な仮説を考えることが可能です。
ジャーナルは単に税務処理のためだけのものではありません。店舗の売上を上げるために大切な情報がたくさん詰まっているデータです。
そのようなジャーナルデータを保管したまま活用しないのはもったいないですよ。電子化しておけばパソコンなどで分析することもできるので、ぜひともジャーナルは電子化して経営に活かしましょう。

ジャーナルは電子化して保管しよう!

ジャーナルについて、その概要とおすすめPOSレジ端末を紹介しました。

まとめると、ジャーナルとはレシートに書かれている情報が主に書かれた、店舗向けの書類です。

具体的には、

  • 日時
  • 時間
  • 商品名
  • 単価
  • 消費税
  • 総額
  • 支払額

などの情報が書かれています。これは店舗の営業を税務署へ示すときに必要で、7年は保存期間を持たなければなりません。

紙でジャーナルを保管することもできますが、やはりオススメは電子ジャーナルです。電子ジャーナルは、店舗のスペースを圧迫することなくジャーナルを保管でき、かつ検索性にも優れています。

また、電子ジャーナルを使用することができるPOSレジとして

  1. NEC RegiGrow
  2. 三菱電機インフォメーションシステムズ POSレジ
  3. フーディングジャーナル

の3つをご紹介しました。

ジャーナルは電子化することで、

  • スペース削減
  • 検索性アップ

を実現できます。

ジャーナルは電子化することで、

  • スペースを削減する
  • 検索性をアップさせる
  • 店舗の売上アップ施策を考える

などができます。
ぜひ店舗での電子ジャーナル使用を検討してみてくださいね。

ぜひ店舗での電子ジャーナル使用を検討してみてくださいね。

この記事を書いた人
黒田剛司

大阪市立大学商学部を卒業後、新卒で独立。学生時代に身につけた経営・流通・マーケティングなどの知識を活かし、コマースについて幅広いジャンルで執筆。また、サイト制作やWebメディア運営も請け負っており、IT系の記事作成も可能。無類の動物好き。

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