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チャットワークで業務の効率化!使い方や便利な機能を解説します

「チャットワーク」というコミュニケーションツールをご存知でしょうか?

チャットワークはチャット形式でコミュニケーションができる便利なサービス。チャット以外にもタスク管理やグループチャット、ファイル共有、ビデオ通話、音声通話を行うことができます。

メールアドレスさえあれば無料で利用することもできるため、個人だけでなくチャットワークを導入している企業も多いです。

チャットワークを使い始めたら、その便利さに従来のメールでのやりとりが面倒になってしまうかもしれません。

今回はチャットワークの登録方法や基本的な機能、セキュリティや便利な外部サービス連携機能について簡潔に説明していきたいと思います。

チャットワークの登録方法

登録にはメールアドレスが必要です。チャットワークの公式ホームページから新規会員登録を行います。メールアドレスの認証が完了すると、以下の情報を入力していきます。

上記の必要事項を入力して送信後、チャットワークからメールが届きます。指定のURLをクリックすることでメール認証されるので、これで登録は完了です。

次のページでは、追加する連絡先を入力する画面が出てきます。もしすでに連絡先に追加したい人が決まっていればメールアドレスを入力して招待メールを送信します。連絡先の追加は後でも行えるので、スキップして始めることもできます。

チャットワークで特定の相手と連絡を取るには?

チャットワーク上で連絡を取りたい場合、自分から相手を招待するか、相手から招待してもらう必要があります。相手がチャットワークアカウントを持っていない場合、新規作成してもらわないとチャットワークで連絡を取り合うことができません。

連絡先の追加方法は以下の手順で行います。

赤い丸で囲っているアイコンをクリックします。

招待したい人のメールアドレスを入力し送信します。

招待された人にはメールが届くので、承認すると連絡先に追加されます。
相手がすでにチャットワークのIDを持っている場合、隣のタブ「ユーザーを検索」をクリックすると、メールアドレス/ID/ユーザー名で検索をかけることができます。

チャットワークの便利な使い方

チャットワークの魅力は、直感的な操作が可能なところです。
ログイン後、すぐにチャット画面が目に入るため、素早くメッセージを確認することができます。
相手とチャット形式で連絡が取れるのでメッセージが見やすいことに加え、ファイルを送信したい際はドラッグ&ドロップで簡単にファイルの添付が可能なため非常に便利です。また送信したメッセージが相手に読まれると自動的に既読のマークがつくため、メールのように開封通知をつける必要がありません。

チャット以外には以下の機能を利用することができます。

グループトーク

グループトークをしたい場合は、メニュー左側にある「すべてのチャット」の右部分に「+」マークがあるので、マークをクリックすると「グループチャットを新規作成」があるので、こちらで新しいスレッドを立てることができます。

メールだと瞬時に内容を把握するためには件名を確認しますが、それでも把握できないときは過去のメールの内容をさかのぼって確認しないといけません。一方チャットワークはチャットのタイトルの他に概要も加えることができるので、どういった内容のチャットなのか一目瞭然です。

タスク管理

タスク管理も便利な機能のひとつです。メニュー右部分にある「マイチャット」にタスクを追加することで、自分がやるべきタスクを可視化することができます。タスクの期限を設定することもできるので、自分のスケジュール管理ツールとして使うことができます。

また、自分だけではなく他の人のタスク管理としても使うことができます。他の方の仕事進捗を確認する立場にある人にとっては便利なサービスです。

確認方法はグループチャットに参加している必要があり、該当のグループチャットをクリックしたあと「自分のタスクのみ表示」を空欄にするとグループチャットに参加している人のタスクを確認することができます。

音声通話/ビデオ通話

音声通話/ビデオ通話はテキストボックス上部にあるビデオのアイコンで始めることができます。次の画面では通話したい相手を選択した後、音声電話もしくはビデオ通話でつなぐことができます。

無料版と有料版の違いは何?

チャットワークは無料でも利用できますが、有料プランもあります。
有料プランはパーソナル/ビジネス/エンタープライズがあり、エンタープライズでは全ての機能を使うことができます。

チャットワークの無料版ではコンタクトの追加は無制限ですが、グループチャット・ビデオ通話の人数・ストレージでは制限があります。
無料版でできることは以下の通りです。

  • コンタクト無制限
  • 14グループチャット
  • 1対1でのビデオ通話
  • 5GBストレージ

プランごとの料金や詳細な機能については以下のURLから確認することができます。

参考:チャットワーク プラン紹介
https://go.chatwork.com/ja/price/

チャットワークのセキュリティは?

無料で使えるとなると、チャットワークのセキュリティがどの程度か気になる方もいらっしゃるでしょう。
チャットワークではすべての通信をSSL/TLSによって暗号化しています。SSL/TLS通信は悪意のある第三者からWebページに表示されるデータの盗み見や改ざん、なりすましを防止するための通信方法です。

★SSL/TLS認証については、「SSL/TLS認証で通信を暗号化!ECサイト運営者も知っておきたい、情報セキュリティの知識」もご確認ください。

また国際的なセキュリティ規格 ISO27001(ISMS)認証とISO27018認証を取得しており、24時間体制でサーバーの運用・管理をしています。チャットワークではサーバー保守のためのメンテナンスがひんぱんに行われています。

チャットワークAPIとは?

チャットワークと外部サービスを連携する『チャットワークAPI』という機能があります。APIとはApplication Program Interfaceの略で、ざっくりと説明すれば異なるサービスの特定の機能を連携・共有することを指します。

APIを設定することによって、例えばカレンダーに追加した予定をリマインドとしてチャットワークに流したり、メールをチャットワークに通知したりといった連携を行います。
これらの他にも様々な外部サービスの機能を連携させることができるため、チャットワークAPIを活用することで業務の効率化を図ることもできます。
よく利用する外部サービスと連携しチャットワークに集約することで、バラバラになりがちな確認作業も一括して行うことができるようになります。

チャットワークとの連携方法

チャットワークにログイン後、右上のユーザー名にカーソルを合わせると「API設定」があるのでこちらをクリックします。

次のページでチャットワークのAPIトークンを発行することができます。このAPIをコピーして連携したい外部サービスのシステムに貼り付けることによって連携を行うことができます。

参考:http://developer.chatwork.com/ja/?click=footer-navi

まとめ

以上、チャットワークの登録方法や機能、セキュリティや便利な外部連携機能を簡単にご紹介しました。
チャットワークはコミュニケーションを円滑にし、さらにタスクの追加や外部サービスとの連携機能など業務効率も高めることができる便利なツールです。

チャットワークの画面もそうですが使い方も非常にシンプルで直感的に操作することができるため、初めて使う人でも感覚的に操作することができます。利用企業は2017年11月時点で157,000社にものぼり、これからも利用者や利用企業は増えていくことでしょう。

すべての画像出典:チャットワーク公式ホームページ
https://go.chatwork.com/ja/

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