テレワークに最適、必要な記事を朝1番に全社共有!「クリッピング」で社内活性

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迅速な情報収集と社員への共有は、社内の情報格差をなくすのに役立つ。
新聞・WEBニュースから、必要なものだけピックアップし、PCやスマホから閲覧できる、エレクトロニック・ライブラリー(ELNET)のクリッピングサービスは、テレワークでの情報共有に有効活用できる。

 
自社がメディアから受けた取材内容を社員に共有し、どのような評価を得ているかを確認する。さらに、事業推進のために有益な情報、競合他社の情報を集め、動向を察知する。こうした情報収集と社内共有は、組織を活性化する上で欠かせない。

しかしコロナ禍で在宅勤務が進み、「会社で購読していた紙媒体を確認できなくなった」「クリッピング記事の社内共有がスムーズにいかない」と、情報共有やコミュニケーション不足に悩んでいる企業も多い。

社内イントラネットなどで記事を共有するケースもあるが、掲載する際は著作権者の許諾が必要となる。コンプライアンスが厳しく問われる中、「知らず知らずのうちに著作権を侵害していた」という事態には注意が必要だ。

こうした「迅速な情報収集・共有を行いたい」という悩みに応えるのが、企業向けに著作権処理済みの記事クリッピングサービスを提供しているエレクトロニック・ライブラリー(ELNET)だ。

11月2日に、サービスの一部をリニューアルした「モーニングクリッピング」は、人手での切り抜きによって1~2時間かかっていたクリッピングを自動化。切り抜いたイメージのまま、PCやスマホで社員が閲覧でき、リモートワーク下での情報共有のスピードアップにつなげている。

ELNET取締役の渡辺英史氏は「会社、自宅、電車の中など、場所を選ばずストレスなく記事内容を確認することが可能です。当日の朝刊の記事も、業界最速の朝7時台にお届けしています」と語る。

新聞記事とWEBニュースを一画面で閲覧

ELNETでは、全国紙・47都道府県の地方紙・ブロック紙、44の業界紙・専門紙の合計107紙の中から、あらかじめ登録したキーワードに合致する記事を自動で選出し、切り抜いたイメージのまま閲覧できるクリッピングサービスを提供している。

新サービスの「モーニングクリッピング」は、新聞107紙に加え、従来のサービスでは別画面で提供していた約1500サイトのWEBニュースも同一画面で閲覧できるようになった。採録するメディアは随時追加していく予定だ。

記事見出し横のアイコンにカーソルオンするだけで、記事PDFのサムネイルがクイック表示される新機能も追加。より利便性の高いインターフェースに進化している。

検索キーワードは、自社名はもちろんのこと、競合社名や業界用語などオーダーメイドで設定できる。「取引先や競合社の動きを知りたい」「『新型コロナウイルス』や『働き方改革』に関する記事で時流をつかみたい」といったさまざまな要望に対しても、実際にヒットする記事量を確認しながらキーワード設定を案内してくれる。「ノイズ」になる記事が少ないのも本サービスの特徴で、「欲しい記事は絶対に逃したくないが、余分な記事はいらない」といった希望にも応えている。

新聞記事は著作権者から許諾を取得済みで、在宅勤務中の社員も、安心して記事の切り抜きイメージのまま閲覧できる。「モーニングクリッピング」の画面上からのプリントアウトも、印刷枚数などに合わせて新聞社に著作権料が還元される仕組みとなっている。

コメント機能でコミュニケーション活性化

働き方改革の推進やコロナ禍によるリモートワークの増加で、社内の一体感を醸造するコミュニケーションの重要性も高まってきている。そんな中で注目したいのは、「モーニングクリッピング」の「コメント機能」の活用だ。

管理者は、クリッピングされた記事の中から注目する記事を選択できるうえ、記事ごとにコメントを掲載できる。例えば、「取材された記事です」「〇〇の担当者は必見!」「競合社の動きです」などと記載することで、ユーザー(社員)は記事の優先順位の判別もしやすくなる。

エレクトロニック・ライブラリー 取締役 渡辺英史氏。新聞107紙を手に取れる、京橋オフィスのギャラリーにて。

「「〇〇部署で開発中の、△△案件の参考になると思います」といったコメントがあるだけで、その部署の社員は『コメント投稿者(管理者)に関心を示してもらえているんだ』という安心感が得られます」と渡辺氏。

ちょっとした一言を入れるだけで、社員への伝わり方の効果は違ってくる。社内コミュニケーションのさらなる活性を目指し、実践してみてはいかがだろうか。

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