コラム

コミュニケーションを仕事にする人たちに聞く!「オンラインミーティング」のコツ

今日からできる「オンラインミーティングで実践したい」3つのこと

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【前回コラム】「リアルな会議のようにはごまかせない、求められるのは“純粋な企画力”」はこちら

広告・コミュニケーション界では、アイデア会議に進捗会議など、日々多くの打ち合わせがあります。社会的にリモートワークが推進される中、広告・コミュニケーション界の人たちは、オンラインでのミーティングでどんな工夫をしているのでしょうか。本コラムでは、積極的にオンラインミーティングを活用しているプランナーたちに、ミーティングを円滑かつ効率よく進めるコツについて聞きました。
今回は、I&S BBDO クリエイティブプランナー 永田彩乃氏の「オンラインミーテイング」のコツです。
 
本記事は月刊『販促会議』6月号の転載記事です。

仕事のミーティングツールは基本的に「Microsoft Teams」を利用していますが、オンライン飲み会などは参加者全員の顔が見えるように「Zoom」を活用しています。

オンラインミーティングをするようになってからは、3つの工夫をしています。

1つめは、進行役とアジェンダ(協議事項)を明確にすることです。通常のミーティングでも重要だと思いますが、オンラインの場合はよりがスムーズになります。

特に、進行役は重要。オンラインミーティングでは、同時に複数人が話しにくかったり、場所を共にする打ち合わせの「空気」というものが伝わり辛かったりするためです。

そこで「〇〇さんどう思いますか?」と回す人がいると、慣れないうちでも皆が発言しやすくなると思います。

2つめは、アイスブレイクを楽しむことです。お昼につくった料理の話、ペットの紹介など、ふだん会社だと見られない相手の一面を知ることで、穏やかな雰囲気で打ち合わせが始められると思います。

最後は、ネット回線についてです。

大切なミーティングでネット回線が不安定で不安という人にオススメしたいのは、パソコンとスマートフォン両方で会議に参加しておくことです(スマホはミュート・映像オフ)。

以前、クライアントへの提案中にパソコンがフリーズしてしまうハプニングがあり、それ以降、自分がメインスピーカーとなる時には必ずスマホを用意して参加しています。

オンラインミーティングは、何かわからないことがあっても、すぐ確認できる環境でないので、次に何をするのか、誰が何をやるのかということを、きちんと確認し合うことが当たり前になりつつあるのではないでしょうか。

I&S BBDO
クリエイティブプランナー
永田彩乃氏

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