【前回コラム】「今日からできる『オンラインミーティングで実践したい』３つのこと」はこちら

当社では、「Microsoft Teams」「Skype」を中心に、クライアントからの要請がある場合は「Zoom」「CISCO」などを使用しています。企画のブレスト会議からクライアントへのプレゼンまですべてオンラインで実施しています（情報セキュリティの観点で使用は自宅からのみ）。

オンラインミーティングの際は、まずは事前に資料をメンバー間で共有し、打ち合わせ前までに目を通しておきます。そして、アジェンダとゴールを設定し、議事録を残すようにしています。

ミーティング中は画面共有機能を用い、議論している内容を明確に。共有している画面に直接編集で書き込み、認識の齟齬がないようにします。また、大人数のミーティングでは、ファシリテーターを立て、発言する人を指名、発言者以外のマイクはミュートにしています。

ただ、そうすると相手に聞こえているのか発言者は不安になる。そこで聞き手側はあいづちを大きく打つなど、顔が見えるようにするといったことがポイントになります。

オンラインミーティングが推奨されるようになった当初、社内ではほとんど文化が根付いていませんでした。

そのため、私は状況を打開すべく、活用術などを調べ、積極的にオンライン会議で実施できるよう働きかけました。結果、社全体でもオンラインミーティングの活用に取り組み、いまでは不自由なく利用できています。

さらに最近の会議では、要点だけを絞って簡潔に伝えるくせがついたり、「次にやること」を明確にするため、会議終了後の動きがスムーズになったり。ミーティング自体に変化が現れています。