新卒採用は企業の未来を形作る重要な活動ですが、限られたリソースの中で多職種の採用を進めるのは容易ではありません。また、採用プロジェクトに関わるメンバーが多く、多拠点に分散すれば、情報共有やプロジェクト管理の難易度は格段に上がります。福岡市博多区に本社を置き、パソコンや周辺機器、デジタル関連商品の販売や、海外輸出支援などを行うアプライドグループでは「プ譜」を活用し、この難題を乗り越えました。プロジェクトリーダーである総務部係長のＭさんに、プ譜考案者の一人である前田考歩氏が話を聞きました。
プ譜（プロジェクト譜）とは：
プロジェクトの全体像、因果関係、構造を表現するためのフレームワーク。プロジェクトの成功の定義である勝利条件から逆算して中間目標を設定し、必要な施策を考えるのが特徴。
「プ譜」の解説動画はこちら。
取材に応じてくれた、アプライドグループ総務部係長のＭさん。
採用選任部署がない！？アプライドグループの採用プロジェクトとは？
━━アプライドグループ内での採用プロジェクトの目的や目標、体制、メンバー属性について教えてください。
当社の採用プロジェクトは、主に新卒採用を目的としています。会社の未来を担う人材を発掘することが第一の目的ですが、もう一つ、通常業務とは異なる採用活動に携わることで、社員の成長機会としたいという目的もあります。
実は、弊社には採用専任の部署がありません。総務部が主担当という形で私がプロジェクト管理を行っていますが、採用活動は毎年社内で好成績をおさめている社員がプロジェクトメンバーとして選ばれて、チームをつくって行っています。
メンバーは全国各地から集まっていて、今年のメンバー約15名は、各店舗の営業部署社員が多く、ほか貿易事業部の管理職の方など多様な部署の社員が参加しています。年齢層も広く、40代のベテランから入社1年目の若手まで幅広く構成されています。
新卒採用・合同企業セミナーに出展した際の様子。
━━非常に珍しい採用チーム体制ですが、このような体制で採用プロジェクトに取り組むうえで、どのような課題がありましたか？
大きな課題は、リソースの制約と情報共有の難しさです。メンバーは本業を持ちながらの兼務のため、採用活動だけに時間を割けるわけではありません。また、メンバーが毎年入れ替わるので、採用に関する知識や情報をゼロからインプットしなければなりません。そうしたノウハウの共有や研修に時間がかかり、毎年スタートが遅れがちでした。
また、メンバーが全国に分散しているため、情報共有がオンライン中心になります。プロジェクトの進捗や各自の役割を明確にしないと、連携がうまくいかなくなるという課題がありました。
━━そうした課題に対して、「プ譜」を本プロジェクトで活用することにした経緯、背景を教えていただけますか？
採用プロジェクトの進め方を整理し、スムーズな情報共有を実現するために「プ譜」を導入しました。もともと私自身、プロジェクト管理の専門知識を持っていたわけではなく、視野が狭くなりがちな点が課題でした。また、メンバーが兼業であり使える時間も少ないため、短い時間で採用活動の全体像を示し、進め方を説明して、理解してもらう必要がありました。
そこで、採用プロジェクトの全体像を可視化し、タスクの関係性を整理できるツールを検索で探していたところ、「プ譜」がぴったりだと感じました。
