テレワークで見えた仕事のカオスを整理 Wrikeで業務体制を整える

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“勤務のあり方”が揺れている。新型コロナウイルス感染症の拡大を受けて普及したリモートワークだが、6月初頭、電気自動車大手テスラのイーロン・マスクCEOは、社員に対して「最低週40時間の出社」を求める考えを示した。

一方、NTTは6月下旬、グループを含め従業員3万人を「原則リモートワーク」とした。IT企業を筆頭に、リモートワークを前提としている企業は国内でも少なくない。折衷案的に、両方を使い分けながら勤務しているという企業もある。

共通する課題意識は、いかに優秀な人材を維持しながら、チームワークを発揮して生産性を高めるか、だ。しかし問題は、出勤形態にあるのではなく、業務マネジメントにある。シトリックス・システムズ・ジャパンWrikeマーケティング担当の佐々木恩恵氏はこう話す。

「コロナ禍によって半ば強制的に進んだリモートワークですが、離れて働くチームをスマートに管理する仕組みがないために、業務に追われる羽目になった人もいれば、テレワーク環境や新たに導入されたITツールの習得がうまく進まず、アウトプットが低下した人もいる、というのが浮き彫りになったのではないでしょうか」(佐々木氏)

シトリックス・システムズ・ジャパンWrikeマーケティング担当の佐々木恩恵氏

オフィス出勤を復活させるにしても、あるいは全面的にリモートワークを敷くにしても、マネジメントからすれば、業務量をきちんと把握し、短期・中期・長期の目標に従って評価しながら、一体感を持って達成に向けて進みたい。チームメンバーとしても、ムダを減らしながら評価や成果につながるアクションに時間を割きたいと考える。

「どちらかといえば必要に迫られる格好でチャットツールを入れ、オンラインストレージを導入し、会議はビデオ会議ツールで、と単発的に対応せざるを得なかったというのがここ2年間。結果、良い面も悪い面も見えてきた、というのがいまのタイミングではないでしょうか。業務ツールは増えたけど全く楽になっていない現状に対し、より統合的に、業務管理ができる体制を整えたい、という需要は高まっています」(佐々木氏)

こんな背景から、グローバルでは2万社、日本国内では1000社を超える企業が導入している業務マネジメントサービスがある。「Wrike(ライク)」だ。

必要な情報はすべて1カ所に

「Wrike」は、業務にまつわる、ほぼすべての情報を集約してタスクに落とし込む業務管理領域SaaS型のツールだ。メールやチャットツール、オンラインストレージ、アドビ社のクリエイティブソフトとも連携し、コミュニケーションや情報の在り処を一元化できる。白眉なのは、「Facebook」や「AdWords」、「Googleアナリティクス」のデータも連携可能な点だ。

「ステークホルダーの多いマーケティング業務は、複数のチャネルにコミュニケーションが分断される傾向が特に強いです」と話すのは、シトリックス・システムズ・ジャパンWrike新規営業担当の谷村祐気氏。

「メールもあれば、チャットもあり、SNSもあり。資料やデータのやり取りも頻繁に行われますが、案件ごとの流れを追ったり、データを探したり、という点に時間や手間がかかってしまう、という課題は、マーケティングに携わる方にとって、非常に深刻な課題ではないでしょうか」(谷村氏)

シトリックス・システムズ・ジャパンWrike新規営業担当の谷村祐気氏

メディア別に目標と数値を管理し、素材の管理、打ち合わせの内容をつどまとめ、前期に実施した施策と対比……複数案件を同時に抱えながら進行させることも珍しくなく、他部門との折衝も多い。プロジェクトマネジメントの手腕が大きく問われる業務だ。

マーケティング業務を支援する側の企業にとっては、それがさらに顧客先ごとのやり方に合わせることになる。A社はオンラインのスプレッドシートでOKだが、B社はセキュリティ上、求められるファイル形式に書き出してパスワードをかけて、送付の仕方も……というもの。

「時間コストは桁外れに高いが汎用性の高いオフィス系ソフトと、顧客の慣習に習熟したスタッフの組み合わせで、そうした違いに何とか対応している、という状況です。これまでは人気業種であるとか成長のための長時間労働という理由付けでなんとかなっていましたが、業界全体で生産性向上を目指すステージに来ていると思います」(谷村氏)

業務情報やコミュニーケーションの集約だけでも大幅な業務効率化が実現可能となるが、マーケティング業務全般の効率化を提供するため「Wrike Marketing Insights」という機能を用いて、「Facebook」や「AdWords」での広告運用状況や、「Googleアナリティクス」でのアクセス解析データを「Wrike」と直に連携することもできる。

「いわゆるビジネスインテリジェンス(BI)ツールは業務に欠かせないものとなっています。一方でデータを正しく理解するにはその前提となる情報をチーム全体で共有しながら改善策を練る必要があります。低調なレポートを見て担当者にひたすら改善を呼びかけるのではなく、Wrikeのようにレポートからワンクリックで関連するタスクに遷移し、過去に自分が出した指示や最終クリエイティブを見て、「今度はこうしてみれば?」という建設的な議論がWrike上でできるようになります。企画から成果までの全情報を『Wrike』に集約することで、表計算ソフトでデータを整理して整形し、グラフ化して……という煩雑さからも解放されます」(佐々木氏)

外部データと連携させてパフォーマンスデータもダッシュボード形式で表示が可能

上記のように関連データを一気通貫でワンツールに集約することはWrikeで実現可能だ。しかし、データに右往左往する日々が続くと会社と個人のミッションの関係性が曖昧になりかねない。そこで、組織全体の上位目標と下部組織や個人との目標を紐付けて、より効果的な経営管理を実現しようとOKR管理などにWrikeを導入している企業もいる。

「組織の大きな目標と個人の活動目標のつながりを可視化して、1on1のように週次ペースで上司と部下とが確認しあう、という使い方も、『Wrike』が得意とするところです。打ち合わせの中で出てきたアクションをワンクリックでタスク化してフォローする仕組みが取れるため、プロジェクト管理だけでなく、チームや部門、会社全体の業務を『Wrike』で管理するケースも出てきています」(佐々木氏)

新たな危機が訪れる前に

さまざまな“道具”が揃う中、自社にとってどのような勤務体制がいいのか、という模索は続く。ハイブリッドな環境を推進したい企業にとっては、社員の一体感やコラボレーションを維持、強化していくことが不可欠だ。一部はオフィスで一部は在宅で、というのは、在宅組にとって心情的な疎外感の元にもなりかねない。

「生産性の向上には、業務効率はもとより、仕事を辛くするネガティブな要素を排除しながら全体のモチベーションを上げて仕事にやりがいと楽しさを取り戻すことが重要だと思います。ツールやプロセスに縛られて複雑化した業務を『Wrike』でスマートに再構築すると仕事に対するオーナーシップも高まるでしょう」(佐々木氏)

「Wrike」を、業務管理の基幹システムとして導入している企業では、従業員全員で2週間先までのタスク(実施事項)をすべて入力して、個々人の稼働状況を視覚化している。その結果、柔軟なリソース管理が可能となり、組織の稼働率向上とワーク・ライフ・バランスの両方を実現しているという。

「チームとして最大限のパフォーマンスを発揮できるような取り組み(チームビルディング)をする、という点では、出勤して顔を突き合わせるのが最上だと思います。出勤時はモチベーション向上やチームビルディングに重きを置き、日常的な業務コミュニケーションはできるだけムダをなくすというのが、ひとつの王道になると思います」(谷村氏)

Siemensやソニー・ピクチャーズ テレビジョンのようにエンタープライズ企業での実績が強い「Wrike」だが、導入において最もハードルが低いのは5名程度の小規模チームで取り入れてみることだ。

「小さく始めてみることで、課題が明確になって、効果を感じるというケースは少なくありません。始めてみるとミーティング設定や進捗の共有、承認依頼、定例会議……など、業務のための業務にどれだけ時間を割いていたかが、改めてわかることがほとんどです。実際に導入されている企業の中では、定例会議にかける時間を半分ほどに圧縮できた、というケースもあります」(佐々木氏)

「Wrike」では、「スペース」(部門)、「プロジェクト」(案件)、「タスク」というふうに業務を分類し、整理できる。タスクを束ねたものがプロジェクトとなるが、大きな案件では、複数のサブプロジェクトを設けるほうがわかりやすい。「プロジェクト」は部門をまたいで設置できるため、組織横断的な案件でも、参加者間での業務管理がしやすくなる。

「特に喜ばれるのが、直感的なガントチャートの作成ですね。参加人数が増えるほど、スケジュールと進捗管理が重要になりますが、表計算ソフトでの作成、更新、展開に相当な時間を掛けている、という方も多いのでは。『Wrike』はタスクの作成と締め切り、担当者を設定するだけで自動でガントチャートが作成され、日程の修正もスムーズに反映されます」(谷村氏)

タスクを作成すると自動でガントチャートが生成される

プロジェクトやタスクごとの確認事項も、Wrike上でやり取りが可能だ。たとえば広告やWebサイトで用いる画像についてのデザインチェックも、「Wrike」上でできる。スライド作成ソフトや、PDFに書き出して注釈を入れるという作業から解放されるだけでなく、「校正タスクがWrike内のプロジェクトに紐づいているので、『何のための』『どんな修正』という前提を確認しながら、効率よく修正することができます」(佐々木氏)

動画やHTMLにも対応するデジタル校正機能

「マーケティングといえば華やかな印象が強い業種ですが、その舞台裏では壮絶なデータとの格闘と山のような管理業務が日々発生しています」と佐々木氏は言葉をつなぐ。

「マーケティング業務向けに開発された『Wrike』をお使いいただくことで業務を効率化し、より優れたクリエイティブやキャンペーンにフォーカスできる環境作りを実現してほしいと思います」(佐々木氏)

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シトリックス・システムズ・ジャパン
URL:https://www.wrike.com/ja/
TEL:050-3185-6932
EMAIL:megumi.sasaki@team.wrike.com


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