まだあるDropboxの優れた機能

——Dropbox以外にもさまざまなファイルを管理・共有するためのツールがあります。その中で「Dropbox for Business」を選んだ“決め手”は何でしょうか？

掛川：もちろん検討段階では他のツールも調べましたが、やはり重いファイルを一番スムーズに編集したり、やり取りしたりできるのがDropboxでした。

また、当社は米国にも展開しているので、グローバルでも同じツールを使いたかったという理由もありますね。Dropboxは個人で使用している人も多いので、「Dropbox for Business」の導入前から社員のリテラシーがあるのもメリットでした。

長谷川：たしかに、DropboxはUIがパソコンのOSに完全に統合されていて、普段使用しているパソコンと同じ感覚で使えるので、ITリテラシーが高くない人も使用できますよね。

実は、UIの専門的な観点から見ると、いま世の中に普及しているOSがベストというわけではないのですが、すでにユーザーがツリー構造のフォルダにファイルを収納する行為に慣れているため、それと同じ感覚で使えることはDropboxのアドバンテージだと思います。

杉原：基本的に、お二人と同意見です。直感的にファイルを保存、共有できるので、初めてDropboxを見たときにすぐに良さを実感できました。

Dropboxはナレッジマネジメントのツールとしても効果的だと思ったのも決め手です。僕らの仕事は、コンサルティングや運用型広告といったお客様への提案が多い。調査データなど提案書に使えそうな資料を保存する共有フォルダがあり、社員同士で共有できるようにDropbox内に場所を決めて、すぐに見つかるようにしています。この業界は必要な情報がすぐに更新されていくため、ノウハウを全員で共有しないと変化についていけないのです。

ただし、こうしたビジネス用のファイルだけでなくて、社内の飲み会の写真も全部Dropboxに入れて共有していますよ。

掛川：当社もみんなでアップして、楽しんでいます（笑）

——Dropboxには「実はこんな便利な機能があって、気に入っている」というものがあれば、教えてください。

杉原：マニアックですが、僕はツールの管理者機能が大好きです。Dropboxを採用したのも、管理機能のダッシュボードを気に入ったからかもしれない。Dropboxを使い始めた当初は社員に個人で契約してもらい、後から会社で精算していましたが、ユーザーが増えるにつれて徐々に管理できなくなりました。「Dropbox for Business」に切り替えてからは、ダッシュボードで社員の使用量や料金が一目で分かります。

長谷川：私は、ファイルの更新履歴がDropboxに残る機能を気に入っています、ファイルを書き換えたけれども、「修正前の方が正しかった」と気付いたときに、履歴をさかのぼれるのは、至れり尽くせりな機能です。

従来だと定期的にバックアップをとって、修正過程のバリエーションを残していましたが、気にせず自由に修正できるようになりました。

杉原：便利ですし、安心ですよね。

掛川：私も間違って削除しても、すぐに復活できる機能は画期的だと思っています。社内でも、誤って重要ファイルを誰かが削除してしまい、困ることもあるのですが、復元できるのがいいですよね。

あとは、個人と会社のアカウントを使い分ける社員が多いので、マルチアカウント機能も便利だと聞いています。

——デスクトップだけでなく、モバイルでも使っていますか？

長谷川：外でプレゼンテーションする機会が多いので、訪問先に行く途中にドキュメントの確認や復習のために使っています。

メールでファイルを自分に送ったり、電車の中で出力した紙を周囲から見えないように隠しながらチェックしたりすることはなくなりましたね。

杉原、掛川：まったく同じです（笑）

——最後に、今後のDropboxに期待していることを教えてください。

長谷川：クリエイティブに頭を使うより前の業務、たとえば「誰にどうやってファイルを渡そうか」「どっちが最新だったかな」といったことをDropboxが引き受けてくれています。今後も本来、人間が担当しなければいけない“クリエーション”に集中できる環境をつくってもらいたいと期待しています。

掛川：当社では、さまざまなデジタルツールを導入しており、何か一つにまとめられたらいいなあと思っています。ぜひDropbox一つで、さまざまなことができるように進化してもらいたいですね。

杉原：コンセントの長谷川さんの話にもありましたが、いまのOSのツリー型の階層構造ではなく、たとえばタグ付けして情報を探せるなど、新しい構造があってもいいなと思っています。僕らにとって未知の情報管理の方法を提案してもらい、新しい情報との出合い方をつくってもらいたいですね。

——Dropboxはファイルの共有だけでなく、コラボレーションツールとしてもさらに進化していくと聞いています。今後のDropboxに注目していきたいですね。本日はありがとうございました。