広告・IT業界の人こそ知っておくべき「Dropbox」の効果的な使い方-アタラ、コンセント、メルカリ座談会

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広告・IT業界ではテキストや画像、動画などさまざまなファイルを日常的にやり取りしている。このファイルをどう効率的に管理・運用していくのか課題を抱えている企業も多い。そうした中、大量のファイルを安全に保存し、簡単に共有できるサービスとして世界中で使用されているのが「Dropbox(ドロップボックス)」だ。そこで今回、そのビジネス版である「Dropbox for Business」を導入している各分野のトップランナー3社に“効果的な使い方”を聞いた。

トップランナーの“仕事効率化”の方法

——まずは各社、デジタルテクノロジーをどのように活用し“仕事の効率化”を進めているのか教えてください。

アタラ CEO 杉原剛氏

杉原:私たちアタラはデジタルマーケティングのテクノロジーを駆使してコンサルティングから広告ツールの提供、システム開発を行っている会社です。社員の働き方もデジタルを積極的に活用し、より自由なスタイルを目指しています。というのも、社員のパフォーマンスを最大化させ生産性を上げるためには、それぞれが働きやすい環境を実現することが重要だからです。

オフィスは東京と横浜にありますが、出勤する義務はなく、コアタイムも設けていません。そうなると当然、仕事で使うファイルにどこからでもアクセスできる環境が必要になります。働く“時間”や“場所”から自由になれるように、いかに「クラウド」を活用できるかが効率化の鍵だと思っています。

コンセント 代表取締役/インフォーメーションアーキテクト 長谷川敦士氏

長谷川:私たちコンセントは、サービスやプロダクトそのものの開発支援や、Webサイトなどデジタルから、雑誌などの紙媒体まで幅広くデザインに関するコンサルティングや制作を担う会社です。40年以上の歴史を持ち、現在約200人の社員がいます。

業務の効率化のためにさまざまなプロジェクト管理ツールを使用していますが、プロジェクトごとにあえて違うものを試すということもしています。これはワークスタイルの“プロトタイピング”と考えてのことです。

ただし、“デジタルツール一辺倒”というわけではなく、リアルな空間も重視しています。たとえばプロジェクトウォールームを作り、そこにはクライアントにも来てもらいます。ホワイトボードの壁には、検討仮説もリサーチ結果もユーザー調査の写真なども、とにかくあらゆる情報を貼りつけ、その場所に来ればプロジェクトで何が起きているのかをわかるようにしています。

つまり「場」そのものが情報になっているのですが、それによって共有のためのドキュメント作成が不要になるなど、来ること自体が効率化にもなっています。こうした空間をつくることは最終のアウトプットの質を高めることにもつながっていると思います。

merukari

メルカリ 執行役員 掛川紗矢香氏

掛川:当社は、個人間でモノを売買できるフリマアプリ「メルカリ」を提供しています。会員数が日米で2000万人を超え、事業の成長とともに、社員もこの1年で約3倍の180名になりました。この急増する社員間で効率的にファイルのやり取りができるように、整備を始めているところです。

やはり、アタラの杉原さんがお話されたように「クラウド環境」をつくることが重要だと思っています。

——クラウドを活用したワークスタイルは、効率化以外にも良い効果をもたらしますか?

杉原:今の時代は、さまざまなワークスタイルが生まれ、そのこと自体に社会からの注目が集まります。自由な働き方は優秀な人材を採用するための武器にもなりますよね。

長谷川:そうですね、働きやすい環境は人材採用の観点で重要です。コンセントは社員の約6割が女性で“ママさん社員”も多い。手当を厚くしていることもあり、産休後ほとんどの社員が仕事に復帰します。たとえ時短勤務になったとしても私たちの仕事のスタイルが分かる人材が継続して働いてくれることは、会社の財産です。

掛川:メルカリもコンセントさんと同じ状況です。私たちが提供するサービスはフリマアプリなので“C to C”のビジネスモデルになっていて、入口も出口も一般の個人であり、カスタマーサポートがとても重要です。

そこで、社員の半数以上がカスタマーサポートを担当しており、女性社員の比率も高い。まだ会社の歴史が浅く、産休に入る社員はあまりいないのですが、サンフランシスコや仙台など拠点が複数あり出張が多いため、いかに遠隔でも仕事ができる環境を整えるかが今後の課題になると思っています。

——クラウド環境を整えることで、企業としての魅力や強さにもなるのですね。それでは、具体的にDropboxを社内でどのように活用していますか?

杉原:アタラでは、全社員20人がDropboxを活用しています。よく驚かれるのですが、営業から開発、経理にいたるまで社内の“全ファイル”をDropboxに入れています。

Dropboxに全てのファイルがある状態をつくることで、誰もがどこからでも素早く情報が引き出せるのです。ただし、情報を探しやすくするためには“ガイドライン”も必要です。

例えば、「ファイルの企業名は正式名称にする」「入口となる大きなカテゴリーのフォルダの新規作成は不可」「請求書や法的なドキュメントにはアクセス制限をかける」など、ファイル管理のルールをつくり徹底させています。

また、社内だけでなく外部とのやり取りにも重宝しています。私はいま書籍を執筆しているのですが、編集者との原稿のやり取りがメールだと煩雑になるため、Dropbox上で常に最新の原稿を修正しています。Dropboxは共同作業にも向いていますよね。

長谷川:私たちも全社で導入し活用していますが、アタラさんのように全ファイルを入れる運用はしていません。基本的にはプロジェクトごとに、企画書やカスタマージャーニーマップなどの資料を共有するようにしています。プロジェクトのセキュリティポリシーによっては入れないものもありますが。

私は自分のパソコンのローカルフォルダへのルートがDropboxになっているので、会社で行った作業をそのまま自宅のパソコンで継続できることを気に入っています。

特に便利なのが、ローカル上でファイルのDropboxリンクを取得して、それをメールやチャットなどにコピペするだけでファイルが共有でき、しかもブラウザ上でコンテンツを閲覧できることですね。

従来であれば、メール添付やオンラインのファイル共有サービスを使っていましたので、その使い分けの手間が省けました。今では、Dropboxのリンクを貼ることが社内のファイル共有のスタンダードになっています。

ローカル上でファイルのDropboxリンクを取得。メールやチャットなどにコピペするだけでファイルが共有できる。

掛川:私たちはエンジニアとデザイナー、コーポレート部門の社員でDropboxを使っています。特に、コーポレート部門は重いファイルを使うケースが多いため、スムーズに作業できることが重要でした。外部の方とのやり取りでも、重いファイルはメールに添付できませんよね。

最近知った機能なのですが、有効期限やパスワードを付けられることが便利で、外部に共有するときは、その機能を使用してよりセキュリティを高めるようにしています。

杉原:たしかにセキュリティは重要ですね。僕はDropboxを社内の基幹システムだと捉えています。Dropboxを中心に社内のワークフローが確立しているため、Dropboxが止まればビジネスも止まる可能性がある。ファイルのなかにはセンシティブなものもありますし、信頼できないサービスは使えません。安心して使えるということは大きな価値ですね。

次ページ 「まだあるDropboxの優れた機能」へ続く

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