【イベント開催】早く帰れて、クオリティも高い！すべての部署が幸せになる最強リリースの秘密＠代官山蔦屋

社内文書を全部リリース形式にしてしまいませんか？

井上岳久氏

日本では広報担当者ですらリリースを書けない人が多い状況なので、他部署の人にはもちろんリリースの書き方は知られていません。けれどその書き方を知れば、リリースは他のあらゆるビジネス文書にも汎用が可能です。

リリースには、シンプルで伝わりやすいという特性があります。もしかすると、みなさんがこれまで作っていた企画書や稟議書の、上司のウケが良くなかったとしたら、それはまとめ方が良くなかったために途中で飽きられてしまっていたのかもしれません。

それをリリースの書式に当てはめて作ってみたらどうでしょう？

企画のセールスポイントや要点が要領よくまとまっていたら、上司もきっと、あなたの企画の素晴らしさに気づいてくれるに違いありません。営業先でうまく自社商品をアピールできなかった不器用なあなたも、リリース形式にまとめれば、要領よく売り込むことができるかもしれません。

『最強のビジネス文書 ニュースリリースの書き方・使い方』

著者：井上岳久
発行：宣伝会議
価格：1800円＋税

つまり、リリースの書き方は広報だけが知っていればよいというものではなく、企業のあらゆる部署で働く人たち全員が知っておくべきものだということです。

リリースは書き方が簡単なだけでなく、多くの文書がリリース一本で事足りるのですから、仕事効率は高まり、知的生産性は飛躍的に向上します。日々、文書作りに浪費していた労働時間が、3分の1や4分の1に短縮でき、今、世の中で求められている「働き方改革」へと直結します。

だから私は声を大にしていいます。

「社内文書を全部リリース形式にしてしまいませんか？」

小さなことですが、業務効率が著しく向上し、ひいては経営改善に大きく寄与することは間違いありません。リリースとはそんな万能ツールなのです。

メディア向け資料なので、分かりやすく伝わりやすい

リリースは、分かりやすさを突き詰めた文書だと言えます。

ひとつはレイアウト面。パッと見ただけで相手に内容が伝わるよう、シンプルなレイアウトで作っています。先ほどもいったように、記者たちがリリースを選ぶ時間は15秒です。そのため、15秒で全体の内容を把握できる構成にしており、タイトルやメインビジュアルなどだけで概要を把握できるのが理想です。枚数を極力A4サイズ1枚に収めるのも、短時間で読んでもらうための配慮です。

もうひとつは文章面。リリースは新聞や雑誌の記者たちが理解できることを基準に書いています。メディアの記者は優秀で、幅広い事象について広く浅い知識は持っていますが、例えば製薬業界や建築業界などの、業界におけるスペシャリストではありません。

だからリリースの文章は主語と述語が明確な短文を用いて表現をします。なるべく専門用語は使わず、誰が読んでも理解できるように書きます。また有能な広報は、多忙な記者がリリースの一部分をそのまま引用して記事にまとめられるよう、5W1Hをはっきりさせた分かりやすい文章を書くようにしています。

このように、二つの面から「分かりやすさ」を追求しているので、どんな文章に応用しても、伝わりやすい文書が作れ、社内外の優れたコミュニケーションツールになるのです。